Besluit 26 september 1829 N1: Afschaffing van den post van Adjunct Directeur voor de administratie in de koloniŽn en regeling van het werk der comptabiliteit aldaar en bij de permanente commissie. 

Drents Archief, toegang 0186, invnr 967 en invnr 368

De Permanente Commissie etc

Overwegende dat de dubbele verificatie van de koloniale verantwoording welke thans plaats heeft, eerst bij den Adjunct-Directeur der administratie in de koloniŽn en vervolgens bij den algemeenen boekhouder der Maatschappij, eenen aanmerkelijken tijd vordert en dat het brengen op eenen gelijken voet van de administratie hierdoor voortdurend vertraagt wordt.

Overwegende dat de ondervinding aanhoudend getoond heeft dat de gemelde Adjunct-Directeur door de genoemde verificatie werd verhinderd zich naar de verschillende etablissementen te begeven en aldaar die inspecties van kassen, magazijnen en administratie te doen, welke bij de reglementen voorgeschreven en van het grootste belang zijn.

Overwegende dat het noodzakelijk is bij het onderzoeken der verantwoordingen naauwkeurig te kunnen beoordeelen of de daarbij in uitgaaf gebragte posten wegens aankoopen door den Directeur zijn geautoriseerd en daartoe een regelmatig verband tusschen de maandelijksche aanvragen en de verantwoordingen behoort te worden daargesteld.

Overwegende dat de tegenwoordige Adjunct-Directeur voor de administratie met den 1 November aanstaande op deszelfs verzoek zal worden ontslagen.

Overwegende dat de werkzaamheden van den Inspecteur der kolonien zich van zelve ook tot het nazien der kassen, magazijnen en administratie in de kolonien en gestichten uitstrekt,

Besluit

Artikel 1
De betrekking van Adjunct-Directeur voor de administratie zal met den 1 November aanstaande ophouden te bestaan, en het algemeen Bureau in de koloniŽn op den 10 October aanstaande worden ontbonden, zullende op dien dag al de stukken en archieven tot het Bureau van den Adjunct-Directeur behoorende door den Algemeenen boekhouder der kolonien worden overgenomen.

Artikel 2
Aan den Directeur wordt toegekend eenen geemployeerden tot het verrigten van schrijfwerk, die ook verpligt zal zijn, al den tijd welken hem bij den Directeur overschiet, in dienst van den Algemeenen boekhouder der kolonien te besteden; bovendien zal gem. boekhouder hebben een adsistent en eenen schrijver voor de administratie der bakkerij.

Artikel 3
De verificaties der maandelijksche verantwoordingen zal voortaan niet meer in de kolonien maar alleen onmiddelijk door den algemeenen boekhouder der Maatschappij en op het onder zijn bestuur staande Bureau plaats hebben.

Artikel 4
Te dien einde zullen door gemeld bureau het noodige aantal geemployeerden worden aangewezen.

Artikel 5
Met den 1 October aanstaande zullen alle nog gedeeltelijk of geheel ongeverifieerde verantwoordingen door den Directeur aan de P.C. worden ingezonden om op bovengenoemde wijze geverifieerd te worden.

Artikel 6
De Adjunct-Directeurs voor de gestichten en de onderdirecteurs voor de vrije kolonien zullen de journalen en bijlagen maandelijks op den bepaalden tijd inzenden aan den Directeur der kolonien.

Artikel 7
De directeur, of op zijnen last den algemeene boekhouder der kolonien, zal zonder zich in eenige rekenkundige verificatie in te laten, de journalen nazien, ten einde te onderzoeken of de daarop voorkomende uitgaven werkelijk door den Directeur geautoriseerd zijn en eene nota opmaken van zijn bevinding.

Artikel 8
De genoemde maandelijksche verantwoordingen zal met de bedoelde nota uiterlijk den 10 der maand aan de P.C. worden ingezonden.

Artikel 9
De nota's van aanmerkingen voortvloeijende uit de verificatie zullen door de algemeen boekhouder der Maatschappij opgemaakt worden voor iedere kolonie of gesticht afzonderlijk, en na mededeeling aan en goedkeuring van de P.C. aan den Directeur, met en benevens de verificatoire bescheiden, de eerste ter beantwoording en de anderen ter verbetering, zoo noodig binnen een bepaalden tijd worden toegezonden.

Artikel 10
De Directeur die nota's ontvangen hebbende, zendt dezelve aan ieder gesticht of kolonie, en bepaald den tijd waarop de antwoorden op die nota's bij hem zullen moeten zijn terug gekomen, moetende de origineele nota's van de P.C. bij de boekhouders der kolonien en etablissementen blijven berusten en daarop door hen aangeteekend de antwoorden die zij op de aanmerkingen mogten hebben te maken.

Artikel 11
De opgemelde antwoorden bij de Directeur ingekomen en door dezen aan de P.C. overgelegd zijnde, wordt ten gevolge der verkregene ophelderingen en voor zoo veel noodig overeenkomstig de beslissing door de P.C. op voordragt van den algemeen boekhouder der Maatschappij, de maandelijksche verantwoording gesloten, Daarvan desnoods met opzending ter overschrijving binnen eenen bepaalden tijd van de betrekkelijke stukken kennis gegeven.

Artikel 12
Binnen veertien dagen na het ontvangen der kennisgeving moeten de grootboeken door de boekhouders over de alzo gesloten maand zijn bijgeschreven.

Artikel 13
De extracten uit de kasrekeningen zullen weder, zoo als bij de Instructie voor de administratie dd 1 April 1827 is bepaald, aan den algemeen boekhouder der kolonien worden ingezonden;
hij zal dezelve met het extract uit zijn eigen kasrekening vergelijken, en ingeval er verschillen of bedenkingen mogten bestaan, daarvan eene nota opmaken zonder de stukken zelve te veranderen, en daarna alle extracten met de gem. nota aan den Directeur ter hand stellen om met de verantwoordingen aan de P.C. te worden ingezonden.

Artikel 14
De verificatie en sluiting der kasrekening zal geschieden op dezelfde wijze als de gewone verantwoording.

Artikel 15
De algemeen boekhouder de kolonien wordt belast met het houden der algemeene stamboeken en al hetgeen tot het personeel betrekking heeft, met de distributie van het materieel en in 't algemeen met alles wat vroeger aan de Adjunct-Directeur der administratie was opgedragen en waarin door dit besluit niet op eene andere wijze bepaaldelijk is voorzien.

Artikel 16
De Inspecteur der kolonien zal overeenkomstig zijne Instructien belast zijn met het opnemen der kassen, het nazien der magazijnen en fabrijken, de administratie en comptabiliteit en daaromtrent bepaaldelijk nagaan of alle boeken van afgeloopene maanden behoorlijk en overeenkomstig de gemaakte aanmerkingen der P.C. en vroegere bepalingen zijn bijgewerkt.

Artikel 17
Desnoods zal de P.C. de algemeen boekhouder der Maatschappij tot het doen eener buitengewone inspectie der administratie naar de kolonien kunnen zenden.

Artikel 18
Ook zal zij, des verkiezende, den Directeur in bepaalde gevallen autoriseren om zich tot het onderzoek van een of ander verschil, of tot het geven van inlichting, vergezeld van de algemeen boekhouder der kolonien, naar een of ander gesticht te begeven.

Artikel 19
In buitengewone en spoed vereischende omstandigheden zal de Directeur hiertoe den last of de autorisatie der P.C. niet behoeven af te wachten, maat daartoe van zelf overgaan, mits van zoodanige buitengewone inspectie met opgave der redenen aan de P.C. verslag doende.

Artikel 19
De Inspecteur der kolonien en de algemeen boekhouder der Maatschappij zullen bij elke hier boven bedoelde inspectie aanteekening houden van hunne bevinding, alsmede van al dat geene wat zij vermeenen verandering, verbetering of voorziening te behoeven, en een en ander ter kennis van de P.C. brengen, behoudens de vrijheid den Inspecteur bij artikel 4 zijner Instructie gegeven.

Artikel 20
De algemeen boekhouder der kolonien zal den Directeur in alles wat de comptabiliteit betreft behulpzaam wezen, hem de gevraagde inlichting geven, en zoo hij eenige aanmerkingen op de administratie mogt hebben, die ter kennisse van den Directeur brengen, ten einde dezen in staat te stellen daarin te voorzien of de beslissing der P.C. te provoceren.

Artikel 21
De wijze waarop de aanvrage om autorisatie tot aankoop en betaling maandelijks door de Adjunct-Directeurs aan de Directeur der kolonien zal moeten geschieden, zal bij eene afzonderlijke instructie worden vastgesteld en geregeld.

Artikel 22
De gefiatteerde autorisatie zal aan de algemeen boekhouder der kolonien worden medegedeeld, ten einde naar het bij artikel 7 van dit besluit aan hem opgedragen onderzoek te kunnen doen.

Artikel 23
Deze bepalingen zullen aanvankelijk gelden tot dat de administratie op eenen gelijken voet zal gebragt zijn en alsdan zal de P.C. nader besluiten of dezelve al dan niet voortdurend zullen blijven bestaan. 

NB-1: Om dit verschrikkelijke proza ietsje leesbaarder te maken heb ik op eigen gezag afkortingen uitgeschreven, komma's verwijderd en komma's toegevoegd.

NB-2: Een van de dingen die het lastig te begrijpen maakt, is dat ze zowel hebben een 'algemeen boekhouder der koloniŽn', gevestigd te Frederiksoord, welke functie wordt waargenomen door William Reese, zie hier, als een 'algemeen boekhouder der Maatschappij', gevestigd in Den Haag (en ik weet nog niet hoe hij heet).